Een team op weg naar zelforganisatie…

zelfsturing

Zoals het kan gaan in een team op weg naar zelforganisatie

Een casus uit het werk van Jet Brokke, ex-ploeglid Beter Koersen

Ik word gebeld door een manager van hoogopgeleide professionals. Of ik eens met een team rond de tafel kan gaan over een aantal onderwerpen waar ze graag ondersteuning bij willen. De manager vertelt mij dat het team twee jaar geleden drie sessies met elkaar heeft gehad over zelforganisatie, hoe de organisatie het ziet en wat ze zelf te doen hebben. Het team van 15 personen heeft het laatste jaar veel nieuwe teamleden gekregen.

De manager kent het team niet goed vertelt hij en hij wil niet de rol van teamcoach op zich nemen. Daar heeft hij geen tijd voor, ziet dat ook niet als zijn taak. Hij is bezig met protocollen, financiën en langdurig zieken in de regio waar hij manager van is. Het team heeft hem gevraagd een teamcoach voor het team te zoeken. De manager stuurt mij documenten toe met de visie van de organisatie op zelforganisatie en hij vertelt dat binnen het team een aantal rollen zijn verdeeld.

Verbindend organiseren

De 2 personen met het aandachtsgebied Personeel en Organisatie willen graag met mij kennismaken om de teamdag die al gepland staat vorm te gaan geven. Ik hoor hun verhaal, lees de laatste teamevaluatie waar de teamthema’s beschreven zijn en stel voor om de verschillende thema’s die er leven voor te bespreken met de personen die kernrolhouder zijn. Zo wordt het een dag die niet wordt vormgegeven en georganiseerd door mij als teamcoach, maar door het team zelf. Dat is even wennen voor ze, maar ze zijn uiteindelijk blij met de opzet. Mijn rol als ondersteuner wordt zo ook meteen duidelijk.

In de weken die erop volgen spreek ik 6 mensen in groepjes van 2. Dat is al een groot deel van het team. Ze hebben allen hetzelfde beroep, hun eigen caseload, kort door de bocht: that’s it.

De thema’s die ze zelf hebben geïnventariseerd zijn:

  • We komen niet vooruit, nemen geen beslissingen;
  • Hoe willen we leren en ontwikkelen vorm gaan geven voor de teams waar wij voor werken;
  • Hoe willen we meer eenduidig gaan werken;

En dat willen ze graag allemaal in 4 uur met elkaar bespreken en bepalen hoe ze dat vorm willen gaan geven.

Gezamenlijk idee?

Na de gesprekken vallen mij een aantal zaken op: er is geen helderheid hoe ze de samenwerking in het team zien. En ook: het team heeft rollen verdeeld op basis van kwaliteiten en interesses, maar er is geen gezamenlijk idee over hoe deze rollen in te vullen, wat het team nodig heeft, wat de organisatie nodig heeft en wat de interne en externe klanten eraan zouden kunnen hebben.

Ontwikkelen door vertragen

De kernrolhouders herkennen mijn bevindingen. Willen eigenlijk graag snel afspraken maken met elkaar en weer verder… Ik vraag hen te vertragen en elkaar te vinden in het doorleven waar ze voor staan als team, wat hen bindt en hoe ze met elkaar willen samenwerken. Om vervolgens de overeenkomsten en verschillen te bespreken en te benoemen wat is er wel aanwezig in de componenten en wat ze missen. En welke stappen ze willen zetten en hoe.

Ook kunnen de kernrolhouders in verschillende werkvormen aan de slag met het samen vormgeven van de verschillende rollen, het waarom, het hoe en het wat. Mijn rol in deze gesprekken is komen tot kernvraagstukken, doorvragen op wensen die er liggen, de effectieve werkvormen voorstellen en de rode draad van de dag bewaken.

Delen is bouwen aan vertrouwen

zelfsturing

De dag zelf zit ik naast de groep. De verschillende kernrolhouders nemen het voortouw. Met elk van hen heb ik vooraf afgesproken wat ze van mij verwachten en dat is afgestemd met het team. Dat is o.a: geef ons feedback op onze manier van besluiten nemen, tijdsbewaking en feedback op procesniveau.

Het eerste uur delen teamgenoten beelden over de ideale samenwerking met elkaar. Dit drukken ze uit in voorwerpen, dat hebben ze voorbereid, in hun hoofd zijn ze daar al mee bezig geweest. Iemand laat o.a. een puzzel zien die nog niet af is, de randjes zijn bijna gelegd. Een ander deelt een foto van mensen die alle kanten op lopen. De gesprekken vervolgen we met:

  • Waar hebben ze een fijne samenwerking ervaren
  • Waar hebben ze iets gemist?

Onder de indruk zijn we als iemand vertelt dat zij haar nek onlangs uitstak over het feit dat ze respons miste van anderen op een vraag en niemand reageerde. Er komt veel los. Verbinding ontstaat in de verhalen, in het openstellen in wat er echt in je leeft. Ze nemen er de tijd voor en ik stimuleer om door te vragen op betekenis en belangen, iets wat ze nog niet eerder gedaan hebben.

Écht luisteren

Na de deelrondes bundelen ze waar ze naar op zoek zijn in de samenwerking. Ze ervaren o.a allemaal dat ze veel aan het regelen zijn en minder tijd besteden aan elkaar en ontwikkeling van het team. Ik stel de vraag wat ze dat op levert. Een van de conclusies: “overal regeltjes en afspraken voor bedenken zorgt zeker niet voor meer verbinding‘’.

Na het eerste deel bemerkt ieder een andere sfeer. Er is écht naar elkaar geluisterd. Er zijn verschillen in wensen en belevingen maar ze begrijpen elkaar beter. We benoemen een top 4 waar het team gezamenlijk voor staat èn waar het aan wil werken het komend half jaar en dit wordt gedragen door allen. Dit is geen sinecure met een groep van 15 mensen. Elke keer checken of de verteller begrepen is, elke keer checken of er bezwaren zijn, waarin iemand wel / niet mee kan gaan en hoe, in een voorstel, dat is waar ik bij stil sta. De één wil sneller dan de ander.

De verschillen worden besproken en regelmatig blijkt dat er uiteindelijk meer overeenkomsten dan verschillen zijn. En de verschillen mogen er zijn, omdat men elkaar begrijpt. Er is namelijk besproken wat het verhaal is achter de standpunten.

Werken aan werkrelatie

In het 2e gedeelte van de dag halen de kernrolhouders informatie uit het team om hun rol vorm te gaan geven. Door te werken met de world-café werkvorm gaat dat snel en effectief. Mooi om de kracht van de kernrolhouders naar boven te zien komen. Ze vragen namelijk hulp en ondersteuning van het team. Ook leg ik hen een besluitvormingsmethode voor die handig kan zijn bij zelforganisatie. Ze gaan er in het moment direct gebruik van maken. Ze ervaren ter plekke dat het werkt. Ik zie blije gezichten en ze hebben er meer vertrouwen in.

Herkennen en erkennen

Er is gewerkt aan de werkrelatie, teamleden voelen zich gehoord en tonen daardoor meer betrokkenheid dan eerder. Ook wordt hen duidelijk dat een zelfsturend team nooit af is, het proces is continu leren en ontwikkelen. Een aantal teamleden vertellen dat ze zich bijna schamen omdat dit stuk in de teamontwikkeling hen niet zelf gelukt is. Ik vertel mijn eigen verhaal, stel me kwetsbaar op over een herkenbare werksituatie van mij zelf. Ik herken en erken en vindt ze krachtig in het hulp durven vragen. Iemand van buiten het team met een andere rol. Door echt contact maken en soms mijn eigen kwetsbaarheid en gevoelens laten zien maakt dat ik een voorbeeld voor hen kan zijn.

Over 3 weken spreek ik de kernrolhouders weer, horen hoe de ingeslagen weg gaat en om eventueel het teamproces te ondersteunen als zij dat nodig hebben. Voor nu zijn er flinke stappen in de teamontwikkeling gezet.. Ben heel erg benieuwd naar het vervolgproces. Er zit veel potentie in dit team.

Zelforganisatie voor jouw team

Meer weten over zelforganisatie? Wat het kan betekenen? Of het wat voor jullie is? Hoe je het kunt vormgeven? Ik ga graag een keer met je in gesprek. Neem contact met Joep Firet op!

Jet Brokke, ex-ploeglid Beter Koersen, hier met Joep Firet op de foto bij de presentatie van het Team Ambitie Spel
team ambitie spel