PROCESGERICHT SAMENWERKEN

Doelstelling

Binnen een grote organisatie is een apart programma verantwoordelijk voor het realiseren van bouwkundige aanpassingen op honderden locaties door het hele land. Dit meerjarig programma kent veel afstemming met stakeholders van binnen en buiten de organisatie. Doordat iedere locatie project opgepakt werd als uniek project kwam het programma niet op stoom en stond de teamsamenwerking onder druk. De beoogde prestaties werden niet gehaald. Beter Koersen is gevraagd om deze impasse te doorbreken.

Aanpak Procesgericht samenwerken

Omdat het binnen het team ontbrak aan een gelijkgestemd beeld over de werkzaamheden die bij ieder project terugkwamen, is gestart met het vaststellen van het proces dat per locatie doorlopen wordt. En het benoemen van administratieve (deel)producten die per processtap tussen collega’s opgeleverd worden. Deze producten vormden de basis voor de afstemming over rollen en verantwoordelijkheden.

Bewustwording met Adriba

Het vertrouwen binnen het team stond onder druk omdat collega’s met regelmaat verzuimden om vertragingen te communiceren. Collega’s later in het proces hadden hier last van, hetgeen tot wantrouwen leidde. Doordat de producten en processen helder waren gemaakt is in een tweede fase focus gelegd op het gewenste, nieuwe gedrag: het regelmatig geven van status-updates over de producten die ieder aan collega’s oplevert. Met behulp van de aanpak Operational Behaviour Management (OBM) van de Vrije Universiteit Amsterdam (ADRIBA) heeft het team nieuw gedrag hieromtrent ontwikkeld.

Resultaat

Processen zijn helder
Het team heeft met elkaar inzicht in de doorstroming en status van projecten
De onderlinge interfaces zijn benoemd
Er is een informeel communicatiepatroon ontstaan waarbij collega’s elkaar op de hoogte houden van leverdata.
De prestatie (dat wordt uitgedrukt in het aantal locaties per jaar) van het team is verdubbeld.
Herkenbaar of een andere case? We denken graag mee.

Herkenbaar of een andere case? bekijk onze specialisaties of neem contact met ons op voor de mogelijkheden.