Nieuwe werkvorm: Bouw een fiets voor Afrika!
De dag begon vroeg in Veenendaal, waar we opnieuw met een projectteam aan de slag mochten. Dit team heeft al veel gerealiseerd, maar is altijd op zoek naar manieren om verder te groeien. Ze doen dit door regelmatig met ons een Project Follow Up (PFU) te organiseren, waarin ze reflecteren en verbeteren.
Die dag stond de vraag centraal; hoe kunnen we in het projectteam beter samenwerken? De middag was voor ons het spannendst, omdat we deze met een nieuwe samenwerkingspartner zouden invullen. Hoewel alles goed voorgesproken was, blijf je bij zo’n eerste keer toch benieuwd hoe het uiteindelijk zal verlopen.
One team, one task!
Net als elk team doorloopt een projectteam verschillende ontwikkelfasen. Het mooie van een projectteam is dat er vaak tijd wordt genomen voor een workshop bij de start van een project (Project Start Up, PSU). En dan snel van start, want het projectresultaat moet gehaald worden! Ik vergelijk een project wel eens met een MKB-bedrijf: One team, one task! Die doelgerichtheid is heerlijk, en daarom trekken projecten veel professionals aan die geen ‘gedoe’ willen in de lijnorganisatie, maar aan de slag willen met concreet resultaat.
Formele teamrollen
Bij de samenstelling van een projectteam wordt nagedacht over de kennis en vaardigheden die nodig zijn. De projectmanager verzamelt in het projectteam mensen die de teamrollen invullen. Bij grote infrawerken, bijvoorbeeld, zijn dat rollen die benoemd zijn volgers het Integraal Project Management (IPM).
Informele samenwerking in een projectteam
Je zou denken dat het dan wel losloopt. Rollen zijn duidelijk, het doel is helder, gaan met die banaan! En als het piept of knarst, lost de projectmanager het wel op. We denken wel eens, waarom worden wij juist gevraagd om een Project Follow Up (PFU) te begeleiden? Waarom is het nodig om een projectteam te leren samenwerken?Inmiddels is het wel duidelijk: tijdens zo’n workshop zoeken wij de balans tussen formele en informele samenwerking. We benoemen zaken die gaan over teamcommunicatie en de dynamiek in een team.
Hoe kan een projectteam leren samenwerken?
De leden van een projectteam houden van aanpakken, wat ook hun leerstijl typeert. Dus als we tijdens een Project Follow Up (PFU) aankomen met mooie theorieën over teamontwikkeling, dan raken we onze deelnemers snel kwijt. Daarom is het belangrijk om werkvormen te kiezen die actiegericht zijn. Action Learning. Vol enthousiasme duikt iedereen in een bepaalde opdracht. Het leren gaat razendsnel, want er zijn altijd een paar spreekwoordelijke bananenschillen, die wij er bewust in brengen om extra leereffect te krijgen. Bijvoorbeeld, we zetten groepjes aan aparte tafels, waardoor er aangenomen wordt dat er competitie is. Terwijl we daar met geen woord over reppen en afwachten totdat iemand (vaak niet de projectleider!) zegt: ‘waarom gaan we niet samenwerken?’. En dan maar afwachten of deze collega uit het projectteam gehoord wordt. Door na afloop even stil te staan bij dit soort momenten wordt het bewustzijn over de samenwerking in een projectteam enorm vergroot.
Wat levert Action Learning op?
In een paar uur wordt duidelijk hoe de informele rollen verdeeld zijn in het team. Bijvoorbeeld; de projectleider is helemaal niet het dominante type dat anderen verwachten, maar is meer faciliterend. De omgevingsmanager neemt de lead en de creativiteit komt nu juist van de manager projectbeheersing. Een rolverdeling die spelenderwijs naar boven komt en door iedereen gevoeld en uitgesproken wordt.
Vormen van Action Learning voor samenwerking in een projectteam?
Er is zoveel te doen en te leren met Action Learning. Al die jaren hebben we veel ondernomen, van een half uurtje tot en met een hele middag. In de foto’s zie je al wat vormen voorbij komen, iedere werkvorm heeft eigen kenmerken en worden door ons ingezet voor bepaalde specifieke wensen tijdens de Project Start Up (PSU) of Project Follow Up (PFU). Samen met de rest van het programma op zo’n dag leidt zo’n werkvorm tot een effectieve verbetering van de samenwerking in projectteams.
Leerzaam sleutelen
In Veenendaal pakt de nieuwe samenwerking met ‘Bouw een fiets voor Afrika’ goed uit. Niet alleen vanwege de donatie aan een project in Afrika, maar vooral voor de samenwerking in het projectteam. Er was veel plezier en daardoor werden de samenwerkingspatronen helder. De samenwerking in het projectteam was al sterk, maar door het verhoogde bewustzijn kwam het team met deze Project Follow Up (PFU) en innovatieve werkvorm op een hoger niveau.
