Project Start Up: Hoe doe je dat?

Project Start Up Projectmanagement Teambuilding

Vroeg uit de veren voor een PSU

Vorige week waren Carlijn en ik vroeg uit de veren om een Project Start Up te begeleiden. Op weg naar een mooie workshopruimte van een golfclub, vrijwel naast de plek waar een groot infraproject gaat beginnen. Een zorgvuldig gekozen plek, om het hele projectteam de projectlocatie te laten ervaren, want velen van hen gaan immers vanuit kantoor aan het project werken.

Maar wat een pech; zware mist en beperkt zicht. Gelukkig trok de mist rond het middaguur op, dus we kregen die dag dan toch nog niet alleen inzichten, maar ook uitzicht!

In deze blog lees je over onze aanpak voor een Project Start Up (PSU). We begeleiden deze als Beter Koersen regelmatig en het is de hoogste tijd om wat ervaring te delen over zo’n project start up. Je kunt hieronder lezen wat in grote lijn onze aanpak is, de reden waarom projectmanagers ons regelmatig terug vragen.

Wat staat er op een Project Start Up agenda?

De eerste keren dat ik een PSU mocht begeleiden, gaf ik altijd veel aandacht aan projectrisico’s en projectscope. Dat kwam eigenlijk omdat onze opdrachtgever, de projectmanager, daar vaak om vroeg. Namelijk, dat is belangrijke informatie die je wilt delen bij de start van een project.

Daar gingen we dan mee aan de slag, uiteraard met passende werkvormen en met een mooi (soms gedetailleerd) resultaat. Maar met nul energie na afloop. Ik kwam er in Corona-tijd snel achter dat we deze onderwerpen net zo goed online konden begeleiden.

En telkens als we het gingen hebben over de ‘spannende momenten’ of over de ‘scherpe randjes’ in ieders gedrag, dan werd de PSU een stuk energieker: ieder voelt dat het dáár over moet gaan! Dus we hebben in de jaren geleerd dat als je een Project Start Up alleen richt op vertrouwen en gedrag, je in korte tijd een hele goede voedingsbodem kunt leggen voor een succesvol project.

Vertrouwen als thema voor workshop Project Start Up

En zo kwam een klassiek plaatje naar voren, over vertrouwen. In al zijn eenvoud blijkt dat een mooie kapstok voor een workshop met een projectteam. Zowel bij een Project Start Up als voor een Project Follow Up.

We merken dat projectteam leden het prettig vinden om een denkmodel te hebben, wat de leidraad vormt voor de workshop. En hierdoor staan ze open om met elkaar over gedrag te spreken.

Waarom is dit zo’n passend model?

Je zou zeggen dat vertrouwen altijd belangrijk is? Dat lijkt mij zeker! Maar toch zit er binnen een projectteam wat aspecten die deze benadering extra interessant maken.

Om te beginnen zijn er verschillende belangen. Niet alleen in een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie, maar ook binnen één organisatie, met leden uit verschillende bedrijfsonderdelen. Iedere projectdeelnemer heeft namelijk te maken met verschillende loyaliteiten; naar zijn of haar bedrijf, afdeling of andere projectteams. En als het gaat over schaarse middelen, zoals beschikbaarheid of geld, dan zijn belangentegenstellingen zo geboren!

Voorbeelden van belangentegenstelling

Een klassiek voorbeeld: De aannemer voert, op verzoek van de opdrachtgever met spoed

meerwerk uit, wat kunst en vliegwerk vraagt, waardoor de algehele planning onder druk komt te staan. En er ontstaat later in het project discussie over de gevolgkosten voor dit meerwerk, die de aannemer wil rekenen.

Of een grote aannemer die voor het project afhankelijk is van een onderaannemer, met gecertificeerde monteurs, die aan installaties met hoge spanning mogen werken. Als deze monteurs niet beschikbaar zijn, omdat deze onderaannemer ook ander werk uitvoert voor de opdrachtgever, en de deadline (met boeteclausule) nabij komt, dan komt er spanning op de relatie.

Het kan ook intern spelen, als een bijvoorbeeld een programmeur te weinig tijd besteedt aan het project, vanwege verplichtingen bij andere projecten binnen dezelfde organisatie. Hierdoor vertraagt het project, tot grote ergernis van de projectmanager. Herken je een van deze situaties? Dan is een PSU (of Project Follow Up) zeker handig! Maar hoe doe je een Project Start Up?

‘Sociale’ projectrisico’s

Het bepalen van de momenten waarop belangentegenstelling zich voor kan doen, zijn een belangrijk onderdeel van een succesvolle PSU. Dit is toch anders dan een risico-analyse, want deze momenten van sociale spanning zijn vaak als projectrisico niet eens het noemen waard. Toch zijn ze ook een belangrijke voorwaarde voor projectsucces! Je zou kunnen zeggen: dit zijn de ‘sociale projectrisico’s’ 😉.

De vraag is natuurlijk: en hoe gaan we dan met elkaar om in zo’n situatie!

Gelijkwaardigheid in gedrag

En daar hebben we het tweede deel van een succesvolle Project Start Up: het onderzoeken van natuurlijk gedrag bij ieder van de projectleden en hoe dat, in situaties van belangentegenstelling, invloed kan hebben op het vertrouwen.

Inmiddels hebben we heel wat projectteams voorbij zien komen en met hen gesproken over voorkeursgedrag. En wat blijkt? Een succesvol project vraagt om veel ‘rode’- en ‘blauwe’-energie, die beiden vanuit een rationele benadering ontstaan.

In deze beeldspraak staat rood o.a. voor doelgerichtheid, vastberaden en actiegericht. En blauw o.a. voor analytisch, nauwkeurig en objectief. Het zal jullie niet verwonderen dat in succesvolle projectteams (en bij opdrachtgevers) deze gedragsvoorkeuren veel aanwezig zijn.

Bewust gedrag kiezen bij belangentegenstelling

Maar op een slechte dag kan een rationele benadering ook leiden tot miscommunicatie, bijvoorbeeld door dominantie of afstandelijkheid. De relatie wordt dan niet meer als gelijkwaardig ervaren, ook al is de intentie goed. De groene en gele energie is dan vaak ondergewaardeerd, terwijl hieruit juist het vertrouwen en de sociale binding uit ontstaat.

En als er dan ook nog belangentegenstelling is, dan schiet het vertrouwen onder vriespunt, in het verkeerde kwadrant van bovenstaand plaatje.

Dus het bespreken en oefenen van ongelijkwaardig gedrag is het tweede onderdeel van een succesvolle Project Start Up. Wat is jouw voorkeursgedrag en wanneer roept dit de irritatie op van andere projectleden? En omgekeerd?

Gedragsafspraken voor situaties van belangentegenstelling

Met deze kennis gaan we oefenen, zo veel mogelijk in het hier-en-nu, door action learning. Zo koppelen we situaties van belangentegenstelling aan ongelijkwaardig gedrag.

Stel, deze situaties gaan zich later voor doen in het project; wat voor afspraken maken we dan over ons gedrag? Hoe kunnen we bewuster zijn van ons gedrag, vooral in moeilijke situaties, zodat we niet in de valkuil van wantrouwen stappen?

Tijdens de PSU ontwikkelen we taal en bewustzijn, zodat de teamleden -mochten er zich situaties van belangentegenstelling voordoen- elkaar hiermee kunnen helpen.

Project Follow Up (P.F.U.)

Deze benadering gebruiken we ook vaak binnen lopende projectteams. Voor een zogenaamde Project Follow Up zijn er vaak specifieke wensen, maar vaak willen projectmanagers een impuls geven aan het onderling vertrouwen. Ook dan zijn de momenten van belangentegenstelling en ongelijkwaardigheid in gedrag een goed uitgangspunt voor het programma.

Vaak kunnen we een P.F.U. uiterst effectief maken omdat er dan concrete voorbeelden liggen en we met de vertrouwensmatrix de onderstroom boven kunnen krijgen!

Ik begon deze blog met de vraag: ‘Hoe doe je een Project Start Up?’. Ik hoop dat onze visie hierop een stuk duidelijker is geworden. Als je meer wil lezen, ook meer praktisch, kijk dan naar onze workshop PSU en onze klantcasus.

Hoe doe je een Project Start Up?