Waar moet je op letten bij het organiseren van een Project Start Up?
Een Project Start Up organiseren: wat komt er op het programma en waarom? In dit artikel delen we de punten die terugkomen in onze Project Start Up programma’s.
Projecten is het nieuwe organiseren
Ik was laatst bij een klant die zijn schouders ophaalde bij mijn vraag over hun laatste reorganisatie. ‘De organisatie-structuur maakt mij niet meer uit, bijna alles gebeurt hier in projecten’ en ‘We hebben hier ons eigen winkeltje met één doel, geen gedoe en we realiseren hier samen iets heel gaafs’. De energie straalde er vanaf en op weg naar huis bedacht ik mij dat deze projectmanager best veel leek op een gemiddelde mkb-ondernemer. Een project zien als een mkb-bedrijf. Als je dat als projectmanager voor ogen hebt, hoe krijg je het voor elkaar dat een project dezelfde vibe krijgt als een gemiddeld mkb-bedrijf?
Saamhorigheid in het team
Basisvoorwaarde is energieke, doelgerichte samenwerking in het projectteam. Op dit vlak liggen er echter een aantal valkuilen op je te wachten die uniek zijn voor een projectteam. Zo wordt er vaak werk uitbesteed of expertise ingehuurd. Binnen een projectteam zijn er zodoende opdrachtgever en -nemerrelaties, wat (financiële) spanning met meebrengt, ook tussen teamleden. Ook komen de leden van het projectteam uit allerlei hoeken van de organisatie en nemen deel in (veel) andere projecten, met allerlei loyaliteitsvragen van dien. Deadlines worden van elastiek en projectmanagers zijn daarom doorlopend bezig met de vraag hoe ze de projectleden motiveren voor hun project.
Waarom een Project Start Up organiseren?
Een Project Start Up is een krachtig hulpmiddel om een project goed te beginnen. Met geringe inspanningen krijg je je team uit de startblokken, leert iedereen elkaar kennen en koerst iedereen dezelfde kant op. Er ontstaat een gedeeld beeld van het projectresultaat en de stappen die te zetten zijn. Ook kun je het hebben over bovenstaande valkuilen. Het is na een ProjectStart Up duidelijk wat er te doen is en wie welke rol,taak en verantwoordelijkheid neemt. Dit gedeelde beeld zorgt voor duidelijkheid en commitment in het team.
Wanneer een Project Start Up organiseren?
De beste timing voor een Project Start Up is in het begin van de ‘definitie fase’1, als er een conceptopdracht van de opdrachtgever ligt. Laat de opdrachtgever deze delen aan het begin van de Project Start Up en benut de interactie met het projectteam om de opdracht verder aan te scherpen. Door gebruik te maken van de kennis, ideeën en talenten uit het team, ontstaan er mooie dingen en ontstaat er ook commitment. In de initiatieffase is het nog te vroeg, er is nog te veel onduidelijkheid over de opdracht waardoor een Project Start Up niet effectief is. Zet de Project Start Up ook niet in als de projectleider het projectplan al helemaal klaar heeft, aan het einde van de definitiefase.
Wat doe je in een Project Start Up?
Een Project Start Up is maatwerk. Het hangt af van de omvang en complexiteit van het project. Op basis daarvan bepaal je de thema’s die aan de orde moeten komen en daarmee ook de duur van de sessie. In ieder geval kan aan de orde komen:
- Intake met of opdrachtformulering door de opdrachtgever. Wat verwacht de opdrachtgever voor projectresultaat? Het is mooi om dit in een gesprek met de opdrachtgever én het team te bespreken of uit te werken.
- Daarnaast het bepalen van de hoofdlijn van het project, de mijlpalen en een grove planning.
- Vervolgafspraken: wie gaat wat verder uit gaat werken.
- Verdiepte kennismaking in het team.
Daarnaast kunnen ook andere thema’s onderdeel uitmaken van de Project Start Up:
- Projectorganisatie
- Stakeholdermanagement
- Risicomanagement
Al is het plan nog zo goed, het is het gedrag dat het hem doet.
Je team kan het wel eens zijn over de opdracht en het plan, maar als er inzicht is in de samenwerking, waarden en gedrag, dan ga je van een goed team naar een excellent team! Dan zet het projectteam net een tandje bij om elkaar te helpen en mijlpalen te behalen. Dus al is het projectplan nog zo goed, het is het gedrag van het team dat het hem doet!
Het is van belang om tijdens een Project Start Up gezamenlijke kernwaarden te bepalen en elkaar goed te leren kennen, inclusief elkaars talenten en voorkeursgedrag. Het liefst door energieke ‘action-learning’ oefeningen, waar je ook nog op kunt reflecteren.
In het begin verdeelden we de dag gelijkelijk over een ‘zakelijk’ deel en en ‘sociaal’ deel. Maar het bleek vaak tijdens de uitvoering, dat wanneer de deelnemers dat laatste belangrijker vinden, er meer energie vrijkomt. Ook onze opdrachtgevers vragen ons steeds meer om de Project Start Up voornamelijk over de teamsamenwerking te laten gaan. Want, zo zeggen ze, ‘juist dat vind ik het meest lastige stuk, waar jullie ons het meest mee kunnen helpen’.
Effectieve en eenvoudige middelen om tijdens de Project Start Up, of later tijdens een Project Follow Up in te zetten zijn DISC, Insights discovery, talentenscans, gedragskompas en natuurlijk verschillende vormen van teambuilding.
Klik hier voor meer werkvormen voor een betere teamsamenwerking
