Willen jullie een Project Follow Up verzorgen?
Onze opdrachtgever is een grote infra-beheerder die door het hele land meerdere grootschalige projecten ontwikkelt en uitvoert. Dit project beslaat heel Nederland en duurt meerdere jaren.
Het projectteam werkt verspreid over verschillende locaties in het land, waar regionale projectteams ontwikkelen en bouwen, met grote reisafstanden en veel thuiswerk. Het overkoepelende project coördineert de geldstromen, kwaliteit en samenwerking.
Er staat veel prestatiedruk op het project, waardoor er weinig tijd is voor reflectie en feedback. Daarom wordt er één keer per jaar, op een aansprekende locatie, een Project Follow Up georganiseerd die in het teken staat van ontmoeten en meer diepgaande gesprekken.
Beter Koersen is gevraagd om deze jaarlijkse Project Follow up in praktijk te ondersteunen, met aandacht voor actualiteit, een doorlopende ontwikkeling van het projectteam, energieke werkvormen en groepsactiviteit.
Doel van Project Follow Up
Met een aantal regionale projectmanagers hebben we een intake gehouden en de volgende doelen benoemd:
- Tijd en aandacht hebben voor elkaar
- Tips en tops verzamelen, op inhoudelijk- en organisatorisch niveau
- Stilstaan bij elkaars kwaliteiten en oefenen in feedback
Complimentendouche bij start van Project Follow Up
De dag was met zo’n 12 mensen van het projectteam; de ochtend hebben we besteed aan inhoudelijke zaken, de middag aan de samenwerking binnen het projectteam, gecombineerd met een leuke action learning als groepsactiviteit.Omdat we ook bleven eten konden we met het inhoudelijke programma doorgaan tot de borrel, dan kan je veel doen!
De hele dag was energiek en de toon daarvan hebben we al gezet bij de check-in, dit keer met een complimenten douche. Ieder staat even kort in de schijnwerpers en het projectteam geeft hem/haar complimenten. In de middag hebben we spontaan dezelfde flip-over er weer bij gepakt, waarbij ieder voor zichzelf wat leerpunten benoemde.
Rollen in projectteam
De eerste helft van de PFU ging over rollen. Hoe hebben we deze verdeeld, en kan ieder zijn/haar rol naar behoren vervullen? Waar liggen de afhankelijkheden en wat is er te verbeteren? Een leuke werkvorm die veel losmaakte is ‘serious playmobil’; we verbeeldden de projectteamleden en stakeholders met poppetjes en door de onderlinge positie maakten we knelpunten inzichtelijk, zonder dat het persoonlijk wordt.
Onder andere kwamen daarbij de rollen van Integraal Project Management (IPM) naar voren; hoe deze worden ingevuld.
Met Serious Play Mobile verbeelden we de projectrollen:
Spanningen bespreken tijdens Project Follow Up
Het tweede deel van de ochtend ging over paradoxen, tegenstellingen en inhoudelijke spanningen die zich voordoen in een project. Invloeden van buiten brengen project niet van koers.
In al die keren dat wij een PSU in praktijk begeleiden komen wij erachter dat dit een populaire benadering is van projectsamenwerking. Namelijk, ieder project moet optimaliseren tussen belangen. Belangen die gaan over kosten versus functionaliteit, planning versus capaciteit etc. etc. De kunst van goed projectmanagement is om de deze belangen te onderkennen en goed in balans te brengen.
Door deze paradoxen in het project te benoemen kwam er een levendige discussie, en er kwam ook erkenning voor het feit dat ze niet opgelost hoeven te worden. Het projectteam leerde om ermee te dealen en de Project Follow Up hielp om hierover in gesprek te gaan.
Schapen als symbool voor stakeholders van het project
Een belangrijk onderdeel van een Project Follow Up in de praktijk is teamevaluatie. Door de leuke gesprekken van de ochtend was het projectteam heel open om over hun eigen functioneren als team te spreken. We hebben een korte inventarisatie gemaakt van de Tops en Tips, en daarna dit gerelateerd aan het teamprofiel met de vier kleuren van Insights Discovery, dat we van dit team tijdens de Project Start Up gemaakt hebben. Een aantal nieuwe leden van het projectteam zijn hierin meegenomen en er is in dit korte gesprek bewustzijn opgebouwd over voorkeursgedrag, en hoe dit uit kan werken in de praktijk van het project. Spontaan begonnen mensen hun eigen leerpunten te benoemen, die we weer schreven op de flip met de Complimentendouche.
Action Learning tijdens Project Follow Up in praktijk
Met deze inzichten in de achterzak zijn we naar buiten gegaan voor een praktijkoefening met schapen. De schapen staan tijdens deze Project Follow Up symbool voor alle stakeholders en opdrachtnemers, die in goede banen geleid moeten worden. De grote les van schapenhoeden is, dat het opvoeren van druk een averechts effect heeft. Ook lukt het pas om de schapen in goede banen de leiden als er soepel en rustig wordt samengewerkt binnen het projectteam.
Reflectie aan de hand van het Persoonlijk Inspiratie Plan
Eenmaal binnen bij het haardvuur en bitterballen hebben we de PFU afgesloten met een wrap-up. Alles van de Project Follow Up komt weer samen: Wat waren de complimenten die jij kreeg van collega’s? Hoe gaat het met de rollen binnen het project? Wat zijn natuurlijke spanningen in het project? Hoe zit jij in het teamprofiel van het projectteam? Wat zijn de tops en tips van het projectteam en wat hebben we hierover geleerd met de schapen?
PFU vertalen naar persoonlijke ontwikkelpunten
Bij het knapperige houtvuur hebben we tien minuutjes stilte laten vallen waarbij iedereen persoonlijke reflectie doet, aan de hand van een Persoonlijk Inspiratie Plan. In duo’s ( de bar is inmiddels open) hebben we dit besproken en als afsluiting van deze Project Follow Up de high-lights gedeeld.
Tijdsduur Project Follow Up in praktijk
In deze klantcasus zijn we van 09u tot 17.30u aan de slag geweest, incl. 60′ lunch(wandeling). Een dagdeel is ook mogelijk, hoewel we dan uiteraard het programma zullen beperken.
Meer lezen over Project Start Up?
Je kan in onze blog Hoe doe je een Project Start Up? meer lezen over de achtergrond van Project Start Up en Project Follow Up. Er is ook een andere klantcasus die gaat over Project Start Up in praktijk. Op onze workshop pagina kun je meer lezen over de opbouw van de workshop Projectsucces door Project Start Up.
