Willen jullie een Project Start Up verzorgen?
“Graag willen wij op een ontspannen wijze het project uitvoeren, met gedeeld eigenaarschap en in een goede relatie”.
Onze opdrachtgever is een grote, gespecialiseerde aannemer die de opdracht heeft gekregen om een groot infra-project te realiseren. Dit project beslaat een groot geografisch gebied en gaat meerdere jaren duren. Er is ook een civieltechnische aannemer bij betrokken die als onderaannemer deelneemt in het project.
De prestatiedruk en de projectrisico’s vragen veel van het projectteam. Daarnaast spelen er binnen de drie partijen ook allerlei interne belangen, waaronder andere projecten die veel aandacht vragen.
Beter Koersen is gevraagd om een Project Start Up in praktijk te verzorgen, mee te denken over de locatie en een leuke groepsactiviteit.
Doel van Project Start Up
De intake was lekker efficiënt, met een videocall van een uur, met de projectmanagers van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. In dit gesprek is alles aan bod gekomen en de contouren van het programma al besproken. Omdat wij het vaker hebben gedaan ging dit lekker vlot.
Samen hebben we de volgende doelen benoemd:
- Een goede start maken als team en waardoor ieder de uitdagingen van dit project scherp heeft
- Inventarisatie van de risico’s en belangen in het project
- Elkaar als personen beter leren leren kennen, zodat wij elkaar weten te vinden en het juiste gedrag naar elkaar tonen.
- Afwisselende agenda voor Project Start Up
- Gezamenlijke kernwaarden, één team
We hebben een heel afwisselende dag gehad met de ca. 15 mensen van het projectteam, afkomstig van de drie deelnemende organisaties. Door af te wisselen in werkvorm, soms te vertragen, soms te versnellen lijkt zo’n dag enorm lang te duren en lag er na afloop enorm veel resultaat. De projectteamleden kregen direct het gevoel van slagvaardigheid en prestatie, terwijl er óók aandacht was voor het persoonlijke.
We startten de dag vanuit ieders persoonlijke kant, ieder heeft de loop van het werkzame leven geschetst aan een (tot dan toe) onbekende project-collega. Daar halen deze duo’s individuele kernwaarden uit, die in ieders loopbaan terugkomen. Verrassend genoeg blijken de duo’s veel overeenkomstige kernwaarden opgeschreven te hebben, wat al direct een gemeenschappelijk projectgevoel oplevert.
Het was een klein stapje van kernwaarden naar de ‘common ground’ van het project: wat zijn principes, succesmomenten waar ieder van ons bij projecten uit het verleden goede herinneringen aan heeft en graag meeneemt naar dit project?
De flip-over is niet bijster origineel, maar wèl samen gemaakt. We zijn er letterlijk ‘achter’ gaan staan met een (eerste) groepsfoto. Nog vrij kort na start hadden we al direct iets gemeenschappelijks te pakken!
Na dit onderdeel was het tijd voor een stukje theorie over vertrouwen. Vertrouwen komt- en gaat, versneld door tegengestelde belangen en ongelijkwaardig gedrag. Onderstaand plaatje kwam tijdens de project start up op de flip, en de groep had uit eerdere projecten genoeg voorbeelden!
Vertrouwen centraal bij Project Start Up in praktijk
Gedragsvoorkeuren volgens Insights Discovery
Vanuit dit denkmodel zijn we aan de slag gegaan met de verticale as, die van de communicatie en gelijkwaardigheid.
In deze Project Start Up hebben we ervoor gekozen om dit te verdiepen aan de hand van de vier kleuren van Insights Discovery, die ieder een gedragsvoorkeur symboliseren. Zoals bij veel organisaties zijn deze kleuren wel bekend en dankzij een grote mat op de vloer hebben we met elkaar deze kleuren doorgesproken. Dat had als voordeel dat iedereen er nog eens bij stilstond en we dit gezamenlijk doorleefde. We hadden op Powerpoint een mooie reeks met stellingen paraat, om ieder nog de kans te bieden om de zelfdiagnose verder aan te scherpen, maar er zat tijdens deze PSU zoveel kennis in de groep dat deze stellingen niet nodig waren.
Zittend rond de mat hebben we gesproken over de momenten dat de kleuren in elkaars allergie zitten en er ongelijkwaardigheid in gedrag komt. Na de lunch hebben we nog eens een mooie action learning oefening gedaan hierover, door ‘per kleur’ een groepje een zo hoog mogelijke Jenga Toren te laten maken.
Dat gaf veel hilariteit en ook inzicht hoe ongelijkwaardig gedrag er uit kan zien als er spanning op de lijn komt.
Projectrisico’s
Iedereen had als huiswerk voor deze Project Start Up de vraag meegekregen om na te denken over projectrisico’s en deze hebben we voor de lunch verzameld op een flip-over en tijdens de lunch geclusterd. Na de hilariteit van de Jenga Torens hebben we een goed, inhoudelijk gesprek gevoerd over de voornaamste projectrisico’s en de manier hoe het projectteam deze kan beheersen.
Belangen
Daarna was het tijd voor de horizontale as van de vertrouwensmatrix! We gingen uitgebreid in op de vraag: wat zijn situaties dat er belangentegenstelling voor kan komen? Dat leverde een mooi overzicht op, en ook nog andere punten dan de projectrisico’s. Het blijkt dat projectrisico’s vaak rationeel zijn, vaak planning- en geldgedreven. Daarentegen heeft belangentegenstelling vaak meer een sociale oorsprong, je zou kunnen zeggen, dit zijn de sociale risico’s.
Behoud van vertrouwen in het Projectteam
We hebben het vlak rechtsonder van de vertrouwensmatrix verkend. Hoe kunnen we in het project voorkomen dat we daar komen? Per situatie van belangentegenstelling hebben we besproken welk gedrag we beter kunnen vermijden, ook op een ‘slechte dag’.
We hebben dat we nog eens extra vet aangezet, door een ‘puree-brainstorm’ te houden: welk gedrag zullen we laten zien om het vertrouwen echt hélemaal te verstieren? Bij ieder van deze hilarische ideeën hebben we de ‘goede’ versie bedacht, hoe wèl te gedragen. Dat gaf energie èn een nog beter bewustzijn.
Persoonlijke lessen uit PSU
Als onderdeel van de afsluiting hebben we ieder persoonlijk de vraag gesteld: wat leer je van deze Project Start Up in praktijk? Wat is ook alweer jouw voorkeursgedrag en wat zijn jouw valkuilen in gedrag als er spanning op de lijn komt? Het is, na zo’n energieke dag, altijd verrassend hoe openhartig mensen zijn en hun leerpunten delen met het projectteam. Deze openhartigheid is altijd weer een kroon op ons werk!
Resultaat: common Ground in projectteam na PSU
Inhoudelijk habben we als resultaat: Overzicht gedeelde kernwaarden, ‘Common Ground’ met projectprincipes, teamprofiel met elkaars gedragsvoorkeuren, overzicht projectrisico’s incl. beheersmaatregelen, overzicht van belangentegenstellingen, gedragsafspraken.
Wat we geleerd hebben als projectteam: Elkaar persoonlijk leren kennen, inzicht in elkaars gedragsvoorkeur, taal om hierover te communiceren, theorie over vertrouwen, bewust omgaan met eigen gedrag als er spanning op de lijn komt en een persoonlijk leerdoel hierover.
Tijdsduur PSU
In deze klantcasus zijn we van 09u tot 15.30u aan de slag geweest, incl. 45′ lunch. Na 15.30u was tijd voor iets ontspannends, in dit geval zijn we ballen gaan afslaan op de golfbaan waar we ook de zaal gehuurd hadden, waarna een lekker buffet gereed stond. Een dagdeel is ook mogelijk, hoewel we dan uiteraard het programma zullen beperken.
Meer lezen over Project Start Up in prakijk?
Je kan in onze blog: Hoe doe je een Project Start Up meer lezen over de achtergrond van de vertrouwensmatrix. Op onze workshop pagina kun je meer lezen over Projectsucces door Project Start Up.
